איך לבחור ציוד למשרד? קבלו את הרשימה האולטימטיבית
המשרד מהווה את אחד מאבני היסוד המרכזיות במרבית העסקים וככל שהוא יעבוד באופן יעיל וטוב יותר כך הסיכוי להצלחה ילך ויעלה. על מנת לעמוד במשימה צריך לתת את הדעת למגוון נושאים כמו ניהול העובדים, חלוקת תפקידים ועוד אך לפני שהולכים כל כך רחוק. חשוב לדאוג לבסיס טוב של ציוד משרדי איכותי.
ניהול נכון של ציוד במשרד
ישנו מגוון רחב של ציוד משרדי אך לפני שניגש לרשימה שבאמת צריך במרבית המשרדים, חשוב להבין תחילה עיקרון חשוב במיוחד שלא מיושם במקומות רבים אך בהחלט יכול לחסוך לכם הרבה מאוד כסף ולשפר את תנאי העבודה בעשרות מונים.
אנו מתכוונים כמובן לניהול נכון של מלאי והזמנת הציוד במשרד. יש הרבה סיבות ותירוצים מדוע משרדים רבים אינם מנהלים את המלאי באופן חכם ומאחר שמדובר בשירות תומך ולא במהות של העסק, העניין נעדר לפעמים פיקוח סביר למרות ההוצאות הכספיות הגבוהות.
ניהול נכון של מלאי הציוד וההזמנות יכול לחסוך הרבה מאוד כסף ולשפר את סביבת העבודה ומה שהכי יפה הוא שמדובר במספר כללים פשוטים למדי שתוכלו ליישם בתוך זמן קצר. מומלץ לתכנן את הצעדים הבאים עוד לפני שאתם רוכשים דבר מה.
צעד ראשון: הממונה על הציוד המשרדי
הצעד הראשון בהתנהלות נכונה הוא מינוי של אחראי/ת שיפקחו על הצריכה, ינהלו את ההזמנות וידווחו באופן שוטף.
לאחראי על הציוד המשרדי צריכות להיות סמכויות רחבות מצד אחד והכרת סביבת המשרד מצד שני כך שחייבים לבחור באדם מנוסה שמכיר את המערכת ואת הנפשות הפועלות עם יחסי אנוש טובים.
מומלץ לבחור במנהלת הלשכה או מזכירה בכירה שמבינה מה צריך וחשוב מכך – מה לא צריך. בארגונים גדולים מומלץ שהסמכות תכלול אפילו אישור להקצאה של ציוד לעובדים על פי צורך. מדובר בצעד שיכול למנוע בזבוז רב ולחסוך בהוצאות השוטפות באופן ניכר.
אם אתם חושבים שהלכנו רחוק, כדאי שתבינו שההוצאות על ציוד למשרד יכולות להגיע לסכומים גבוהים מאוד לאורך זמן וכדי לנהל אותן באופן יעיל שיחסוך כסף וישפר את איכות העבודה, צריך להשקיע משאבים.
צעד שני: הכנת רשימת ציוד משרדי – הכירו את כלל ה-70/30
ידעתם שבמשרדים רבים 70% מההוצאות נעשות על מנת לרכוש 30% מהציוד המשרדי? רוצים לנהל את העניין בחכמה, נתחו את הצרכים שלכם ובדקו על מה אתם מוציאים את מרבית התקציב.
לאחר שתעשו את זה תוכלו להבין אם באמת יש צורך בכך, האם ניתן להתייעל וחשוב לא פחות. יהיה לכם את המידע החיוני כדי לבצע סקר שוק נכון מכיוון שבעוד ספק אחד יכול להיות זול בחבילת מוצרים מסוימת, ספק אחר יהיה כדאי יותר ברכישה של מוצרים אחרים.
בנקודה זו מומלץ להיעזר במספר עובדים על מנת להבין עם איזה ציוד הם עובדים ומה חסר להם ושיכול לעזור להם לבצע את עבודתם טוב יותר.
הכנת רשימת צריכה תצייר לכם תמונה של הספק הכדאי ביותר עבורכם.
צעד שלישי: השוואת ספקים
לאחר שיש אחראי מוגדר ולאחר שאתם יודעים בדיוק על אילו מוצרים לתת את הדגש תוכלו להתחיל בהשוואת הספקים.
עם התחרות הגבוהה שקיימת בענף, אתם יכולים להשיג דילים משתלמים במיוחד אך חשוב להתמקד במחיר של המוצרים שאתם צריכים (אותם 30% שהזכרנו) ובתנאי השירות שאתם מקבלים ובכללם זמני משלוח, עלויות משלוח, מגוון רחב של מוצרים איכותיים, זמינות במלאי ואתר אינטרנט מתקדם שמאפשר לנהל הזמנות באופן חכם ומהיר.
צעד רביעי: ביקורת שוטפת
כדי להשלים את התמונה צריך לבצע ביקורת שוטפת על ההתנהלות ברמה החודשית. הביקורת צריכה להיעשות על ידי אחד המנהלים תוך בחינה רמת ההוצאות, השוואה אל חודשים קודמים ותקופות מקבילות ומכוונות לשיפור מתמיד של ההוצאות תוך שמירה על סביבה תומכת שלא מחסירה דבר מהעובדים במשרד.
רשימת ציוד משרדי שאתם צריכים
אחרי שהבנו כיצד ליצור מערכת ניהולית יעילה לניהול צורכי המשרד, הגיע העת לבחון מה אתם צריכים במשרד שלכם. מאחר שלכל משרד יש את המאפיינים שלו, צריך לבחון כמה דברים:
כמה עמדות עבודה יש?
האם קיים מקום מספק לאחסון מסמכים וניירת?
סוג המדפסת והאם נדרשים דפים או דיו מיוחדים.
האם אתם מארחים לקוחות על בסיס קבוע?
מענה על השאלות הללו יעזור לכם לעשות סדר ולהבין מה צריך וכמה.
מאחר שיש סוגים רבים של ציוד וכדי לנהל באופן הנכון מומלץ לחלק את רשימת הציוד לקבוצות עיקריות:
מחלקת הנייר
נייר להדפסה ולצילום – המוצר הכי נצרך במרבית המשרדים. ישנם הרבה סוגים של ניירות להדפסה ולצילום, חלקם לבנים וחלקם צבעוניים וחשוב לבחור את המתאים ביותר מבחינת איכות. במידה שאין צורך בנייר מיוחד, לכו על הזול ביותר. מומלץ לבדוק את החבילות המוזלות.
מחברות ודפדפות.
יומנים וארגוניות.
פתקיות דביקות – שימושי במיוחד ואסור לוותר עליהן.
מעטפות לבנות.
כלי כתיבה
עטים נוחים ואיכותיים אך במחיר זול.
עפרונות מכניים עם מחק – עפרונות מכניים יחסכו את הצורך במחקים ומחדדים כך שהסביבה תהיה יותר מאורגנת.
טיפקס.
טושים לסימון והדגשה.
טושים מחיקים.
ציוד כללי
סלוטייפ ודבק.
לוחות מחיקים ולוחות שעם.
מספריים ו/או סכיני חיתוך – חשבו גם על השמאליים ורכשו ציוד מתאים עבורם.
שדכנים וסיכות.
מחוררים איכותיים.
סיכות ומהדקים.
גומיות.
מוצרי תיוק ואחסנה
קלסרים משרדיים בגודל המתאים.
תיקיות.
ניילוניות.
חוצצים.
מדובר ברשימה בסיסית ובהחלט יכול להיות שתזדקקו לפריטים נוספים בהתאם לסוג העסק. לדוגמה ציוד לסרטוט, מדידה או חישוב. הרכבת החבילה המתאימה של ציוד משרדי באופן שהוסבר יכולה כאמור לעזור לכם להוזיל את העלויות ולשפר את סביבת העבודה. מדובר בשתי מטרות מרכזיות ונחוצות כל כך ולכן חשוב לפנות את הזמן הדרוש על מנת לנהל את מלאי הציוד באופן הטוב ביותר.
נא שימרו על שפה נקייה אשר מכבדת אתכם