התנהלות נכונה ומסודרת מול הרשויות: אחד התנאים לניהול נכון של העסק

בתור בעלי עסקים אתם צריכים קודם כל להיות בשליטה על המתרחש בעסק, לבצע מאזני רווח והפסד מדי רבעון כדי לדעת איפה אתם עומדים, לרשום תקבולים מול הוצאות כדי לדעת בכל רגע מהו תזרים המזומנים העומד לרשותכם. עם זאת, רישום מסודר ומדויק של המתרחש בעסק אינו נוגע רק לשליטה בעסק אלא זהו גם המפתח להתנהלות נכונה, מדויקת ומסודרת מול הרשויות. אם כשכירים מנוכה לכם מס באופן אוטומטי, לרבות ביטוח לאומי, כאשר אתם בעלי עסקים מוטלת עליכם האחריות לדווח על מצב העסק ולשלם את המיסים הנדרשים. לכן, יש חשיבות רבה להכרת המושגים הקשורים לתשלומי המיסים השונים והעיקר הוא לא לפחד או להירתע כי כאשר מכירים את הדברים הם יכולים להיות בסוף פשוטים.

מהי המשמעות של עוסק פטור והאם הדבר תמיד כדאי?

רבים המגיעים לפתוח עסק לא יודעים לעומק את ההבדל בין פתיחת עוסק פטור למורשה ומה בעצם משמעות הדברים. עוסק פטור, ממש כשמו, פטור מלדווח על הכנסותיו למע"מ ולשלם  את אותם 17% מע"מ שכולנו מכירים היטב בתור צרכנים. עוסק פטור מחויב לתת ללקוחותיו קבלה אך לא חשבונית מס. התנהלותו היחידה מול מע"מ היא הצהרת עוסק פטור למע"מ שעליו להגיש מדי שנה בסוף חודש ינואר, הצהרה בה הוא מפרט את גובה הכנסותיו במטרה לוודא שלא עבר את תקרת ההכנסות לעוסקים פטורים, תקרה של 120,000 ₪ נכון ל 2024. את עניין התקרה יש לקחת בחשבון אם יש בידכם הבחירה האם להיות מוגדרים בתור עוסקים פטורים או מורשים. אם המטרה שלכם היא לצמוח ולהרחיב את העסק באופן מהיר יחסית, יתכן שעוסק פטור פחות מתאים לכם. כך גם אם אתם מתכוונים להעסיק מעל שני עובדים כבר בשלב התחלתי. לצד זאת, אם לקוחותיכם הם בעיקר אנשים פרטיים, יתכן שעדיף לכם להיות עוסקים פטורים אשר אינם משלמים מע"מ ולכן גם אותם 17% מע"מ לא יגולמו במחיר שאתם גובים מהלקוח.

כיצד נעשית ההתנהלות השוטפת מול הרשויות?

כל בעל עסק, החל מעסק זעיר ועד עסק גדול יחסית, מחויב להתנהל באופן שוטף מול הרשויות: רשות המיסים וביטוח לאומי. כאמור, בזמן פתיחת העסק מול מע"מ יוגדר בעל העסק בתור עוסק פטור או מורשה. עוסק פטור אינו מתנהל באופן שוטף מול מע"מ מלבד הגשת הצהרה אחת לשנה שהכנסותיו לא עברו את התקרה לעוסקים פטורים. עוסק מורשה לעומת זאת מתנהל מול מע"מ באופן שוטף, כאשר עליו לדווח וגם לשלם על עסקאות המחויבות במע"מ מדי חודש או חודשיים, תלוי בסוג העסק. את הדו"ח והתשלום יש לבצע באופן רגיל עד ה 15 לחודש, או אם דברים נעשים באופן מקוון עד ה 19 לחודש. מן התשלום של מע"מ על ההכנסות יקוזז המע"מ על תשומות שידווח גם הוא. מול מס הכנסה הן עוסק פטור והן מורשה מתנהלים באופן דומה. על כל בעל עסק להגיש דו"ח שנתי למס הכנסה הכולל את כל הכנסותיו. ההסתכלות על מס הכנסה היא לכל בית אב ולא לכל אדם, לכן גם כאשר אחד מבני הזוג הוא עצמאי, מחויב גם הצד השני לדווח על הכנסותיו וניכוי המס הנעשה לו במסגרת עבודתו כשכיר. בן הזוג העצמאי ידווח על הכנסותיו מיגיעה אישית. אם ישנן הכנסות נוספות כמו מהשכרת דירה, קרנות השתלמות או קופות גמל יש לדווח גם על כך. בעל עסק צריך לנהל ספר חשבונות באופן קבוע ומסודר, לרשום כל תקבול או הוצאה, כאשר היום כמובן דברים נעשים בעיקר בצורה ממוחשבת. אם זהו עסק המעסיק עובדים יש לפתוח תיק ניכויים לכל עובד, כשישנם מעסיקים אשר מבצעים ניכוי מס במקור, כלומר העברת המס באופן ישיר למס הכנסה כשהסכום מנוכה משכר העובד. התנהלות נוספת היא מול ביטוח לאומי. ישנו תשלום חודשי שנקבע על סמך הכנסות השנה הקודמת שדווחו בדו"ח השנתי למס הכנסה, כשבסוף השנה נעשית התקזזות בהתאם להכנסות השנה הנוכחית: החזר מביטוח לאומי או להיפך, גביית תשלום נוסף אם ההכנסות היו גבוהות יותר ביחס לשנה קודמת.

לנהל את העסק בצורה ממרוכזת בעזרת מערכת מתקדמת

אם בעבר בעל עסק היה צריך לרשום תקבולים והוצאות בספר חשבונות מלא מספרים צפופים ולרוב העסיק מנהל חשבונות לשם כך, היום כמובן שהספר כבר התחלף במערכת ממוחשבת. עם זאת, ישנו גם הבדל בין תוכנות ומערכות שישנן היום בשוק. ישנן עדיין התוכנות הישנות יותר המאפשרות למנהל עסק רק לרשום הוצאות מול הכנסות. ישנן מערכות מתקדמות המאפשרות לו לבצע מגוון רחב של פעולות העוזרות לו לתפקד טוב יותר מול לקוחות, מול ספקים ומול הרשויות. אחת הפעולות המתאפשרת היא הוצאת חשבונית אונליין, פעולה בסיסית שכל בעל עסק נדרש לעשות לא מעט מדי חודש, כאשר מדובר על חשבונית מס, חשבונית מס/ קבלה או קבלות. שירות מתקדם יותר הוא הוצאה של חשבונית מחזורית וסליקה אוטומטית כאשר זהו לקוח שמשלם תשלום קבוע. שירות נוסף הוא מערכת CRM מתקדמת, מערכת ניהול קשרי לקוחות הכוללת את כל המידע לגבי לקוח קיים או פוטנציאלי וההתנהלות מולו. בעזרת המערכת ניתן גם להפיק תלושי שכר, להגיש דו"ח שנתי ולקבל שירותי הנהלת חשבונות מלאים.

חבר YPAY מציעה פלטפורמה בה תוכלו לנהל את העסק שלכם באופן מלא, החל מהוצאת חשבוניות וקבלות הניתנת כשירות בחינם ועד פעולות מתקדמות כמו מערכת סליקה נוחה, מערכת CRM לעסקים בכל סדר גודל ועד הנהלת חשבונות מלאה ע"י הצוות המקצועי של החברה ובפיקוח משרד רואה חשבון עם ניסיון של מעל 30 שנה. מוזמנים ליצור קשר דרך המייל [email protected]