פונים לחברת חקירות? טיפים לפני ולאחר פניה

חברות חקירות פרטיות מבצעות חקירות לאנשים פרטיים, עסקים וחברות. משרדי חקירות באים עם הרבה ניסיון וכלים טכנולוגים מתקדמים כדי לאסוף אינפורמציה בצורה יסודית ודיסקרטית והמטרה שלבם היא לאמת או להפריך את החשד.

התפקיד של חברת חקירות הוא לאבחן מה הדרישה של הלקוח, לבחור את הערוצים והכלים הנכונים לביצוע המשימה, לחקור את הנושא בצורה חוקית ולהגיש את התוצאות ללקוח בצורה יסודית ,מפורטת ומקצועית.

"חקירה טובה היא תוצאה של חוקר מנוסה, כלים מתאימים, אסטרטגיה נכונה וגם, שיתוף פעולה של מזמין החקירה" משתף אותנו חוקר פרטי ממשרד חקירות ומודיעין עסקי עוגן , המתמחה בחקירות פרטיות ומודיעין עסקי למגזר העסקי והציבורי. מרגע ההתלבטות האם ליצור קשר דרך ההתקשרות, הנה מספר טיפים שכדאי לאמץ לאורך הדרך:

• שמירת הפגישה בסודיות

יש להימנע משיתוף אנשים אחרים בחשדות הקיימים. ככל שיותר אנשים ידעו על החשדות כך הסיכוי שהצד הנחשד יגלה זאת ויגונן על עצמו, עולה. לא פעם בעלי תפקידים בארגון מרגישים צורך לשתף את החשדות שלהם ולהציע בקול לפנות למשרד חקירות. הדבר לא עוזר לתהליך וכדאי לשמור בסוד את החשדות ואפילו לקבוע את הפגישה במקום ובשעה שלא יעוררו חשד.

• הימנעו מפעולה לא חוקית

לא פעם נראה כי אפשר לטפל בחשדות לבד. היום כל אחד יכול להתחבר לרשת החברתית, לנסות לדובב את הצד השני וכל אחד יכול לקנות בקלות מכשיר הקלטה ולרצות להתקין אותו. בכל מקרה של חשד יש להיזהר ולהימנע מחציית גבולות ופעולה לא חוקית. יש לזכור כי אי ידיעת החוק אינה פוטרת מעונש וכי גם החוקרים פועלים רק באופן חוקי.

• הקפדה על תקשורת נכונה

גם לאחר הפניה למשרד החקירות יש להקפיד לקיים תקשורת נכונה מול המשרד. החוקר ידאג לעדכן את מי שהזמין את החקירה אחת לתקופה בצורה דיסקרטית וכשהוא יקפיד לכך שאף אחד לא יגלה על דבר ההתקשרות. שני הצדדים צריכים לפעול להגן זה על זה ויש לשאול את החוקר כבר בשלב הראשון של ההתקשרות כיצד נכון ליצור קשר, באילו אמצעים וממה יש להיזהר.

• חלקו מידע רלוונטי

אין כל סיבה להסתיר מידע מהחוקרים שהרי הם נמצאים בצד של מזמין החקירה. אם ישנו חשד באדם מסוים אך נדמה שכרגע אין סיבה לעקוב אחריו, אם נדמה שישנה בעיה רק במחלקה אחת ואם ישנו ספק לגבי פעולה שמתבצעת בארגון, יש לחלוק זאת עם החוקר. אין כל סיבה להסתיר מידע אלא להפך, לחלוק, לשתף בחשדות, לשאול שאלות ולנסות לשתף פעולה ככל האפשר.

• פניה למשרד החקירות בהקדם

אחת השאלות שעולה לא פעם היא מתי זה הזמן לפנות למשרד החקירות. התשובה לכך היא בהקדם. אם ישנו חשד, ברור שיש צורך בידע מהימן ולכן יש צורך בחקירה. ככל שעובר הזמן והחשדות מצטברים, הגורמים הנחשדים גורמים לנזק רב ולא פעם הם ילמדו כיצד לטשטש את עקבותיהם. הדרך למנוע נזק הוא לבצע חקירה כבר בשלבים המוקדמים שלה ולפנות למשרד החקירות.

• מסירת העתקי מסמכים

אם יש צורך להעביר למשרד החקירות מסמכים כדאי להעביר מסמכים מצולמים. יש לפעול בחוכמה ולבדוק היכן המסמכים מצולמים, להחזיר את המקוריים למקומם ולהקפיד שלא להעביר את המידע באמצעים שעלולים להיחשף בקלות. לא תמיד יש צורך במסמכים, אך אם עולה הצורך חשוב לשמור את המקוריים במקומם המקורי ולא להזיזם כדי שלא להעלות חשד ולא לבצע בטעות פעולה פלילית.

• שמירה על כל המידע שנמסר

בתהליך החקירה ובוודאי בסיומה החוקר יעביר למזמין החקירה את הממצאים. לפעמים נדמה כי אין מה לעשות איתם או שאין רצון להשתמש בהם באותו הרגע. כל המידע שייך למזמין ויש לשמור אותו היטב במקום מוגן (עדיף בכספת) למקרה שיהיה צורך לחשוף אותו בעתיד. יש לציין כי גם אם בוצעו פעולות מול הגורם הנחשד חשוב לשמור על הראיות במקום שמור.

לאחר מסירת הממצאים

ברגע שהחוקרים מתחילים לבצע את עבודתם הם אוספים ממצאים. כל פעולה נרשמת לצורך יצירת דו"ח כדי לאפשר לארגון לדעת אילו פעולות בוצעו והיכן וכל ממצא מתועד ונמסר כמסמך, תמונה או סרטון. בהתאם לסוג החקירה, מורכבותה ואורכה, יהיה חומר בדו"ח והארגון יצטרך לקבל החלטה כיצד לפעול עם כל מה שקיבל. ממצאי החקירה נחלקים לשלושה:

אין ממצאים שמגבים את החשדות

כאשר הארגון מזמין חקירה, הוא יוצא מנקודת הנחה שיקבל ממצאים שיאששו את החשדות ויצביעו על הגורם החשוד או יאתרו חשודים. עם זאת, ישנם מצבים שישנו חשד אך בפועל לא מתבצעות פעולות נגד הארגון או החברה.

יש להביא בחשבון כי מצב זה יכול לקרות ועם זאת, יכול להיות כי החקירה לא הסתיימה (כלומר ניתנו ממצאי ביניים) ויכול להיות שישנו גורם שמנסה לפגוע בארגון אך הוא לא זה שנחשד. במקרה זה האפשרויות הן לסיים את החקירה או לפתוח בכיוון או כיוונים חדשים כדי לוודא מה קורה באמת.

ממצאים המאמתים את חשדות בפלילים

חלק מפגיעות המתבצעות כלפי הארגון הן פגיעות שגובלות בפלילים. מעילה, מסירת מידע סודי, האזנות סתר, הם חלק מהפעולות אשר נכנסות תחת פעילות פלילית. למרות זאת לא תמיד הארגון בוחר לפעול בפעולה משפטית ולא תמיד יחליט להגיש תלונה על הפעולה שבוצעה.

למעשה, ברגע שיש לארגון מידע כי אדם מסוים פועל שלא על פי החוק, באפשרותו להחליט האם להגיש תלונה או האם לטפל בנושא בעצמו. כמובן, דרך הפעילות חייבת להיות חוקית אך על הארגון לשאול את עצמו איזו פעולה הכי תטיב איתו ובמקרים רבים כדאי לערב עורך דין המתמחה בתחום הפלילי הספציפי שעלה בחקירה ולהחליט יחדיו כיצד לפעול.

ממצאים המאמתים חשדות שאינם פליליים

ישנם ממצאים אשר מצביעים על פעילות לא תקינה שאינה נכנסת תחת ההגדרה של פעילות פלילית. למשל, עובדים שלא פועלים על פי הנהלים יכולים שלא לבצע את המוטל עליהם בשל חוסר ידע טכנולוגי או כיוון שהם מתקשים לפעול על פי ההוראות.

במקרה זה יש לבדוק את הממצאים לעומק ולבדוק מה הוביל לפעילות הנוכחית. יש לשאול כיצד נכון לפעול ובדרך כלל ברמת ההנהלה. פעמים רבות ממצאי החקירה יובילו לצעדים פנימיים, ארגוניים ולא פעם הם יטיבו עם הארגון ויובילו אפילו לשיפור משמעותי של ההתנהלות.