ארגונים רבים ברחבי העולם מוציאים סכומי עתק בגין פרויקטים כושלים, שמוסתרים בקפידה מעיני המנהלים או המשקיעים. אחד הגורמים המרכזיים הגורמים לכישלון הפרויקט ולבזבוז כסף הוא היעדר הקורלציה בין ניהול הפרויקט לאסטרטגיה הארגונית.

אחוז גדול מכלל הפרויקטים מתמודדים עם בעיות כמו איחור במסירה, חריגה מהתקציב, אספקת כמויות נמוכות מהנדרש, והחמור ביותר: ביטול הפרויקט טרם השלמתו או מבלי שנעשה בו שימוש. למרבה הצער, ארגונים רבים מוכנים לשלם הון עתק על פרויקט כושל מבלי לנהל אותו נכון.

כדי שנוכל להימנע מכישלון הפרויקט וליצר שליטה מלאה לאורך כל תקופת יישומו, הכנתי עבורכם ארבעה כללי יסוד שאם תיישמו אותם כראוי – תוכלו למנוע את כישלון הפרויקט ולחסוך כסף רב ועוגמת נפש:

יישור הפרויקט על פי אסטרטגית הארגון

סיבה מרכזית לכישלון של פרויקטים רבים היא, שרוב הארגונים אינם מבטיחים כי הפרויקטים שהם מיישמים תואמים את אסטרטגיות הליבה של ארגונם. אם ארגונים היו מיישמים רק את הפרויקטים שהיו תואמים את היעדים האסטרטגיים שלהם, שיעור ההצלחה היה גדל באופן משמעותי.  

בשל כך, ועל מנת ליישר את הפרויקטים עם האסטרטגיה הארגונית, יש לנתח את הלקחים שנלמדו מהפרויקטים המתבצעים בימים אלה או הושלמו במהלך השנה החולפת, כדי לקבוע את הקריטריונים להצלחת הפרויקט. לדוגמה, אם פרויקטים רבים נכשלו בשל מחסור במשאבים אז המשאבים הנדרשים כדי להשלים פרויקטים עתידיים צריכים להיחשב כקריטריון לקביעת הצלחת הפרויקט.

שנית, יש לפתח קריטריונים לתיעדוף הפרויקטים בהתאם לצורך הארגוני. קריטריונים אלו צריכים לקחת בחשבון את מטרת הפרויקט והשפעתו על האסטרטגיה הארגונית ועל קהל הלקוחות. כדי לעשות זאת, יש לעבוד על הקריטריונים עם ההנהלה הבכירה.  

בשלב הבא יש לזהות את הקריטריונים הדרושים לקביעת ההשפעה הצפויה של כל פרויקט על הארגון, מחלקותיו ולקוחותיו.  

לבסוף, יש לבדוק היתכנות מול התוכניות האסטרטגיות של הארגון והמחלקות בו, ובכך להוכיח כיצד כל ביצוע מוצלח של הפרויקט יתמוך בתכנית האסטרטגית של הארגון. יש להפסיק לאלתר פרויקטים שלא קשורים לאסטרטגיה הארגונית ובכך לחסוך משאבים, זמן ולקוחות מתוסכלים.

יצירת תרבות ארגונית התומכת בסביבת ניהול הפרויקטים

אם הפרויקט מיושר אסטרטגית עם הארגון וניהולו תואם לתרבות הארגונית, אז כל מי שעובד עליו יודע מה החלק שלו בהפיכת הפרויקט למוצלח.  

כדי ליצור תרבות התומכת בניהול הפרויקט יש צורך לבצע שינויים אסטרטגיים. הדבר דורש הקמת ועדת היגוי חוצה תפקידים לפיתוח תהליך יצירת השינוי הארגוני. התהליך צריך לכולל יצירת ערכים ועקרונות לניהול הפרויקט הייחודיים לתרבות הארגון.  

חשוב להבין כי שינוי התרבות הוא תהליך תמידי שלוקח לא מעט זמן ולא נגמר לעולם.  

יישום שיטות עבודה לניהול פרויקטים עם דגשים אסטרטגיים

ארגונים רבים לא מצליחים לשמור על הידע שהם צוברים מפרויקט אחד למשנהו, על אף שאחד מהדברים החשובים ליישום שיטות עבודה אסטרטגיות לניהול פרויקטים הינו שימור הידע בארגון. בכדי לעשות זאת, הארגון חייב לשאול את עצמו בתום כל פרויקט את השאלות הבאות:

מה היו ההצלחות של פרויקט אחד, שיכול להבטיח לפרויקטים אחרים ללכת בדרך דומה?

מה היו האתגרים, הבעיות והסיכונים שהפרויקט סבל ממנו בכדי לצפותם מראש ולמנועם בפרויקטים הבאים של הארגון?

דיוק הפרויקט מבחינת הערכת זמן, הקצאת משאבים ותקצוב מגיע כתוצאה מהידע המועבר מפרויקט אחד למשנהו.  

על מנת לשמר את הידע של הפרויקט מומלץ לקיים פגישת סגירת פרויקט בתום השלמתו, שכן בשלב זה הידע על ניהול הפרויקט כולו עדיין טרי בראש של כולם.

מטרת הפגישה הסופית היא לבדוק מה קרה בפרויקט ומה הצוות והארגון יכולים ללמוד ממה שקרה. בפגישה הזו יש להזמין את כל מי שלקח חלק בפרויקט, לרבות ספקים חיצוניים ובעלי עניין. על מנת להבטיח שהדיונים יישארו אובייקטיביים ויקלטו, מומלץ שמנחה חיצוני ינהל את המפגש הזה.  

התוצאה של מפגש מסוג זה הינה יצירת מסמך רשמי של לקחים שישמרו במערכות הארגון וישלחו למנהלי פרויקטים עתידיים.

יצירת מערכת מדידה אשר בודקת את הצלחת הפרויקטים

קביעת כלי מדידה להצלחת הפרויקט תסייע למנהל הפרויקט וצוותו לקבל החלטות משפיעות באשר להמשך הפרויקט. לדוגמה, הצגת שלבי הצלחה בפרויקט עשויה לשכנע את ההנהלה לשנות את סדר העדיפויות של הפרויקטים או להקצות משאבים נוספים.

הקריטריונים למדידת הצלחת פרויקט צריכים לכלול:

1. יכולת הפרויקט לעמוד ביעדים שהוגדרו.
2. יכולת הפרויקט לעמוד בדרישות רגולטוריות.
3. מספר המשאבים המשמשים את הפרויקט לעומת הצפי.
4. היכולת של הפרויקט לעמוד בכל התוצרים שהוגדרו מראש.
5. שביעות רצון של הלקוחות מהמוצר או השירות שניתן במסגרת הפרויקט.
6. יישום הפרויקט בהצלחה וללא כל בעיות.

לסיכום, יישור הפרויקטים עם המטרות האסטרטגיות של הארגון הוא קריטי להצלחת הפרויקט ויניב את התשואה הנכונה על ההשקעה. ארגון המעוניין להצליח חייב לייצר תרבות התומכת בפרויקטים אותו הוא מוביל. לשם כך, על ההנהלה הבכירה לתרום יותר מזמנה ומאמציה למימון פרויקטים על בסיס ההתאמה האסטרטגית של הארגון. כאשר הפרויקטים נמצאים בקנה אחד עם היעדים הארגוניים, הם יוכלו לעמוד ביעדי הרווחיות וליצור את התשואה הנדרשת על ההשקעה.

שיהיה לכם המון בהצלחה!

* הכותבת היא מנהלת המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה בתחום ניהול פרויקטים, ניהול כללי, יעוץ עסקי, סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה, שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים והפקת אירועים.